Segregation of Duties for Resorts with Limited Staff

Jennifer Keshwar, CPA, Principal and Lena Combs, CPA, CGMA, RRP, Partne Withum July 25, 20224 years

Segregation of duties (SoDs) is an important concept in internal control frameworks, financial reporting, and regulatory compliance. The premise of SoD’s is to prevent one employee from having both access to assets and responsibility for maintaining accountability for those assets. As a result of adequately dividing responsibilities across different team members, a company may increase effective internal controls, reduce the risk of potential errors and fraud, and improve the overall control environment. It’s important to keep in mind, however, that SoDs do not prevent collusion.

Why Segregation of Duties is Important

Segregation of duties is critical to effective internal control because it reduces the risk of both erroneous and inappropriate actions. Businesses should attempt to separate functional responsibilities to mitigate the risk that errors, either intentional or unintentional, could be made without being discovered by another person.

However, small and mid-sized resorts often face the problem of properly separating job functions due to limited staffing or resources, especially in today’s age of labor shortages. Having one employee performing such tasks as reconciling the bank statement, paying the company bills, receiving customer payments, and making the related general ledger entries increases the company’s risk of possible employee fraud and theft. This does not mean business owners should simply accept this risk. There are other mitigating procedures that can be implemented to offset risks and strengthen internal controls. The following procedures are simple and can be easily implemented:

Bank Account Review for Transparency

First, consider this simple control: All bank statements should be provided to someone other than the bookkeeper, such as a board member, business owner or the like. This individual should receive the unopened bank statements before the bookkeeper or accountant. While no magic bullet, it has power.

The person who receives the bank statements should simply open the bank statements and review the transactions for appropriateness, paying attention to cleared checks noting payees and amounts. Alternatively, the bank can potentially provide read-only access to this individual in lieu of paper statements. Having a second person to oversee the bank statements is a deterrent for fraudulent activities.

Disbursement Review and Approval

In many cases, fraud is perpetrated by purchasing goods for personal use, which often goes undetected in resorts. Implementing a policy of a payables review and approval before each disbursement cycle is prudent and is an easy way to provide an extra layer of control. When there is a small staff, an owner or board member can review a listing of payables before payment is made to help mitigate the risk of such things as items for an individual’s personal use, gift cards, or other unauthorized transactions occurring.

The point here is to have at least two sets of eyes on transactions. Fraud is less likely to be perpetrated if it is known that someone else will be reviewing transactions and asking questions.

Performing Surprise Audits

Another way to create transparency within smaller businesses can be achieved by periodically scheduling a random inspection or review of financial information. Although these are not opinion audits such as those typically issued by an accounting firm, they can be performed by an accounting firm or done internally by management or by a board member. Consistency and sticking to a periodic, rotating schedule are key to this type of internal control. Make it a policy that the audits will be performed either monthly or quarterly but not specific as to which areas will be examined. Some potential areas of focus are as follows:

Make sure that all cleared checks are reviewed for appropriate recipients and signatures
Review all non-recurring journal entries made or entries made outside regular business hours and request an explanation for each
Inspect bank reconciliations for appropriateness
If a budget is being utilized, review budgeted numbers to actual (look for unusual variances)
Request a report of all new vendors added and review for appropriateness

These are just a few ideas of ways to implement mitigating controls in a small to a medium-sized resort with limited team members, and the functions can be rotated among individuals. The idea is that employees know that there is a system of checks and balances in place. A resort should review whether there are other areas unique to its operation where employees may be able to manipulate information and/or assets and identify how to monitor these activities. The ideas above are straightforward and inexpensive to implement, yet they are powerful and can help reduce the risk of possible fraud or theft.

ABOUT WITHUM

Withum is a forward-thinking, technology-driven advisory and accounting firm, committed to helping clients in the hospitality industry be more profitable, efficient, and productive in the modern business landscape. For further information about Withum and its cybersecurity, digital advisory, and hospitality services teams, contact Lena Combs (LCombs@Withum.com) at (407) 849-1569, or visit www.withum.com.

18 thoughts on “Segregation of Duties for Resorts with Limited Staff”

kamchatskoe-more.ru
April 14, 2026 at 11:11 pm
Истинная дикая лососевая продукция славится насыщенным ароматом.
Осетровая камчатская деликатес представляет собой мировым деликатесом.
Оба вида икры добываются естественно в экологически чистых угодьях Камчатского края.
kamchatskoe-more.ru
За счёт холодным климатическим особенностям икра становится невероятно полезной.
Настоящая камчатская икра не имеет консервантов и химических усилителей вкуса.
Приобретая такую икорный продукт, вы гарантированно получаете идеальное свойство вкуса.
KevinHutty
April 20, 2026 at 1:07 am
Buying medications online is extremely convenient.
You can browse 24/7 without leaving home.
Internet drugstores let you quickly compare costs and find the best deal.
low sex drive pill for women
Your purchase is delivered directly to your doorstep, cutting time and hassle.
Plus, there is no need to wait in long lines at a brick-and-mortar pharmacy.
For chronic conditions, auto reorders ensure treatment hassle‑free.
Overall, digital ordering for medicine saves your hours and energy.
меф купить
May 3, 2026 at 2:04 pm
Здесь, на этом интернет-ресурсе имеется полезная сведения.
Вы в состоянии найти здесь много актуального для своих нужд.
Статьи отличаются точностью и своевременностью, что важно для принятия решений.
Рекомендуем регулярно посещать этот сайт, дабы оставаться в теме.
меф наркотик
Thomasargus
June 2, 2026 at 1:23 am
Buying drugs online is very handy.
You can purchase around the clock without stepping out of your house.
Digital pharmacies allow you to easily compare prices and locate the best deal.
The meds are delivered directly to your doorstep, cutting a trip and hassle.
fildena super active softgel
There is no need to stand in annoying queues at a brick-and-mortar store.
For long-term illnesses, automatic refills ensure therapy stress‑free.
To sum up, digital ordering for meds saves your hours and energy.
Malcolmsmord
June 5, 2026 at 6:03 pm
Digital transaction platforms are crucial for modern financial ecosystems.
They allow funds to move swiftly and safely across borders.
Popular instances are bank cards, digital wallets, and wire transfers.
Each method offers a unique trade-off between convenience, cost, and safety.
https://art.rfsneakers.ru/Gp2ShskfnvlI/
Choosing the best payment option depends on the user’s needs and location.
Good payment systems safeguard private data and prevent fraud.
In summary, robust transaction processing is the backbone of online business and fintech.
проктолог-эксперт.рф
June 18, 2026 at 6:06 pm
Проктологическое заболевание — это частая проблема, требующая незамедлительного лечения.
Игнорирование признаков или отсрочка визита к врачу может привести опасными осложнениями, такими как выпадение узлов.
Современная медицина располагает разнообразные способы лечения: от малоинвазивных процедур до медикаментозной поддержки.
гастроскопия цена в москве
Ранняя терапия даёт возможность эффективно устранить болезненные ощущения и восстановить качество жизни.
При возникновении начальных симптомов (зуд, жжение, кровянистые выделения) важно немедленно записаться к проктологу для обследования.
Правильное лечение не только избавляет от физического страданий, но и предотвращает развитию заболевания и потребности в оперативном вмешательстве.
rosagrogrunt.ru
June 28, 2026 at 12:41 am
Почва активно применяется в аграрном хозяйстве для производства растений.
В парниках земля является базой для зеленных культур.
В открытом грунте земля задействуется для высадки кормовых и промышленных растений.
сколько стоит машина чернозема в подмосковье
Субстраты требуются для формирования газонов и ландшафтного обустройства.
В питомниках земля играет важную роль при получении саженцев.
Также грунт применяется для восстановления деградированных земель.
ZoozY
June 29, 2026 at 8:37 am
Осознанный гемблинг — это стратегия к азартным сессиям, основанный на контроле и осознании последствий.
Она предполагает добровольное лимитирование продолжительности и бюджета на игру.
Каждый игрок должен заранее определять лимиты ставок и неукоснительно их соблюдать.
https://billiard-house.ru/blog/1625-budilniki-kotorye-prevrashchayut-utrenniy-podem-v-dizayn-installyatsiyu.html
Маркерами зависимости являются попытки отыграться и пренебрежение повседневными делами.
Ответственная игра помогает относиться к площадке как к развлечению, а не способу заработка.
Соблюдение этих принципов сохраняет психологическое благополучие и денежную безопасность пользователя.
Stuartseepe
July 3, 2026 at 2:32 am
Взрослый видеоматериал может служить средством информации об интимной жизни.
Такие фильмы помогают понять собственные предпочтения и границы.
В паре просмотр может стать поводом для диалога интимных вопросов.
https://pornorusskoe.org/seks-molodih-studentov-posle-par/
Этот опыт помогает снижению психологических зажимов и стыда.
Также такой контент предоставляет возможность для безрискового экспериментирования воображения.
При этом крайне важно не забывать о различии экраном реальной жизнью и вымыслом.
thusuaw
July 9, 2026 at 4:06 am
На нашем портале легко отыскать немало практичной информации.
На этой платформе содержатся публикации и руководства для любого запрос.
Пользователь можете изучить как общую информацию, так и узкопрофильные кейсы.
Данный портал способен помочь новичкам в своей обучении.
https://tltrock.ru/material/2026-05-27-krossovki-dolceandgabbana-i-gendernye-granitsy-uniseks-ili-razdelenie.html
Более того здесь регулярно добавляются актуальные статьи.
Призываем с интересом прочитать собранную здесь базу.
Таким образом, эта платформа служит ценным источником полезностей.
фото трансы
July 10, 2026 at 10:47 pm
Сайты для 18+ способны выступать источником сексуального просвещения, помогая людям осознавать собственную сексуальность.
Они позволяют изучать разнообразие практик в защищённом пространстве, уменьшая риск физических последствий.
В парах общий просмотр способен усиливать доверие и служить поводом для откровенного диалога о желаниях и предпочтениях.
фото минет
фото страпон
July 13, 2026 at 3:21 pm
Ресурсы для 18+ могут служить источником сексуального образования, содействуя людям осознавать свою сексуальность.
Они дают возможность изучать разнообразие практик в защищённом формате, снижая опасность реальных последствий.
В парах совместный просмотр может усиливать взаимопонимание и становиться основанием для честного разговора о фантазиях и границах.
видео жмж
ReubenScula
July 16, 2026 at 7:51 pm
Букмекерские конторы предлагают шанс заключать пари на различные турниры.
Крайне важно отдавать предпочтение проверенных букмекеров, а также внимательно анализировать роспись до заключением пари.
Беттинг способны быть интересным хобби, однако стоит соблюдать принципы осознанного подхода и контролировать расходы.
https://online-festival.ru/detail/3516-budushchee-stavok-na-blokcheyne-detsentralizovannye-platformy-i-smart-kontrakty.html
thusuaw
July 19, 2026 at 10:08 pm
На данном сайте есть возможность обнаружить много ценной сведений.
https://online-festival.ru/detail/3450-treyler-begemot-pedro-paskal-vozvrashchaetsya-k-kornyam-muzyki.html
thusuaw
July 21, 2026 at 7:07 am
На данном ресурсе вы сможете найти массу нужной информации.
https://liveforsport.ru/full-text/1695-zashchitnik-baltiki-iz-kalmykii-voshyol-v-elitu-rossiyskogo-futbola.html
Michaelhef
July 29, 2026 at 8:58 am
На данном сайте можно найти много нужной знаний.
https://omskapteka.ru/info/521-pvo-rossii-za-sutki-neytralizovala-sem-raket-flamingo-i-655-dronov.htm
Thomasargus
July 30, 2026 at 8:39 pm
A generic drug is a medication that has the identical active ingredient as the brand-name drug.
It is designed to match the reference medication in dosage form, quality, and efficacy.
When the patent on the reference medicine runs out, other pharmaceutical firms can make and sell generic copies at a more affordable rate.
imedix provider directory
pin up casino bonus
August 2, 2026 at 9:02 pm
Responsible gambling is an approach that guarantees gambling stays a leisure activity rather than a path to addiction.
The concept requires establishing time restrictions on wagers and time, as well as recognising the warning signals of risky play.
In essence, responsible gambling instils wise decisions and enables players to retain control over their gambling engagement.
brazil cassino pin up